Внешняя ссылка позволяет контрагенту без входа в WideBear открыть выпущенный клиентский документ и, для поддерживаемых типов, прислать подписанный экземпляр. Создание, просмотр адресов и отзыв ссылок доступны с уровня 4 — Бухгалтер.
Создание
- Откройте документ в бухгалтерии и убедитесь, что он выпущен и у него есть действующая редакция.
- Найдите раздел «Ссылка для контрагента».
- Выберите срок: 3, 7, 14 или 30 дней. По умолчанию — 30.
- Нажмите «Создать ссылку» и скопируйте адрес. Для дополнительной ссылки используется «Ещё ссылка»; одновременно допускается до пяти действующих.
- Передайте ссылку нужному получателю.
Если создание недоступно, раздел показывает причину. Черновик не заменяет выпущенную редакцию. Документы с исполнителями используют свой порядок работы через карточку сотрудника, мероприятие и бота.
Что видит контрагент
Ссылка показывает действующую выпущенную редакцию: доступные PDF, текст или основной файл. Несохранённые и черновые изменения не подменяют выданный документ. Если PDF ещё готовится, страница сообщает об этом.
Для договора, приложения, акта и УПД в подходящем состоянии доступна отправка подписанного файла. Он поступает на проверку, а не становится принятым автоматически. Пока отправитель не принял решение, контрагент может дослать страницы в ту же присылку.
Проверка скана и история открытий
В карточке появляется сообщение о присланном файле. Проверьте экземпляр и примените доступное действие приёма или отклонения. Для принятия потребуются соответствующие права и данные, например дата подписания.
У ссылки показаны срок, состояние и сведения об открытиях: когда и что открывали. Просмотры сотрудников компании и роботов предпросмотра мессенджеров не считаются просмотрами клиента. Это история доступа, а не подтверждение личности прочитавшего.
Отзыв и завершение срока
Отзовите ссылку кнопкой в её строке, если доступ больше не нужен. Отзыв закрывает именно эту ссылку; остальные нужно проверять отдельно. Просроченная или отозванная ссылка больше не даёт доступа к содержимому. Отмена документа также отражается на внешней странице.
Ссылка даёт доступ тому, у кого есть её адрес. Перед отправкой проверьте получателя и срок. См. редакции и файлы документов.