В реестре бухгалтерии статус меняется осмысленным действием: выпуском, загрузкой подписанного экземпляра, проверкой скана, возвратом или отменой. Произвольного списка статусов в строке реестра нет.
Состояния по типам
| Документ | Основной путь |
|---|---|
| Счёт и счёт-договор | «Черновик» → «Выставлен». Отдельно вычисляется состояние оплаты: ждёт оплаты, частично оплачен, оплачен или просрочен. Возможна отмена. |
| Договор и приложение | «Черновик» → «На подписании» → «Скан на проверке» / «Подписан». Затем возможны исполнение или расторжение; доступность зависит от состояния. |
| Акт | «Черновик» → «Передан на подпись» → «Скан на проверке» / «Подписан контрагентом». |
| УПД | «Черновик» → «Передан покупателю» → «Скан на проверке» / «Подписан покупателем». |
| Счёт-фактура | «Черновик» → «Выставлена»; возможна отмена. |
| Договоры и акты с исполнителями | После формирования — «Сформирован, ожидает подписи». Присланный файл — «Получен, на проверке»; принятие подписанного экземпляра — «Подписан». |
Оплата и срок — отдельные признаки
У счёта отметки «Оплачен», «Частично оплачен» и «Просрочен» вычисляются по внесённым оплатам и сроку, а не назначаются ручным статусом. Просрочка определяется на сегодня в часовом поясе компании; ждать ночной обработки не требуется. Частично оплаченный счёт может одновременно иметь просроченный остаток.
У подписанного договора фаза «вступает в силу», «действует» или «истёк» зависит от дат договора. Истечение срока само по себе не означает расторжение.
Что можно делать
С уровня 3 доступны просмотр, создание и правка черновика, выпуск и внесение оплаты. С уровня 4 — управляющие действия, в том числе возврат в черновик, отмена выпущенного документа, удаление оплаты и расторжение. У документов с исполнителями формирование и приём подписанных экземпляров также требуют уровня 4.
Карточка показывает только применимые действия и поясняет блокировки. Перед выпуском система проверяет обязательные данные и готовность файла; исправьте указанные поля и подтвердите предупреждения. После выпуска сохраняется редакция; основные данные защищены от свободной правки.
Для исправления выпущенного документа используйте доступный возврат в черновик, укажите причину и затем выпустите новую редакцию. У связанных документов действия могут требовать решения по дочерним документам. Удаление черновика и отмена выпущенного документа — разные операции; отмена сохраняет историю и не освобождает номер.
Подписанные файлы
Скан, присланный контрагентом по внешней ссылке или исполнителем через бота, сначала поступает на проверку. Проверьте файл и дату, затем примите или отклоните его. Для счёта и счёта-фактуры подписанный экземпляр хранится как файл и сам по себе не означает получение денег.