В карточке документа бухгалтерии различаются текущий черновик, выпущенные редакции и присланные файлы. Это помогает понять, какой именно экземпляр получил контрагент.
Черновик и выпуск
Редактор показывает предпросмотр по текущим данным. При действии «Выставить», «Отправить на подпись» или другом выпуске по типу документа система проверяет данные и сохраняет редакцию с файлами. После выпуска правки шаблона или реквизитов не переписывают её содержимое.
Чтобы изменить основные данные выпущенного документа, используйте разрешённый возврат в черновик, исправьте данные и выполните новый выпуск. Возврат требует уровня 4 и может быть ограничен оплатами, подписями и связями с другими документами.
Раздел «Редакции»
В списке редакций видны номер выпуска, дата, автор и состояние. Отсюда скачиваются доступные PDF и основной файл DOCX/XLSX; у УПД есть соответствующая выгрузка XML. Если подготовка файла ещё идёт или файл недоступен, карточка показывает состояние вместо обещания готового скачивания.
Действие «Сравнить с …» позволяет сопоставить текст с другой редакцией или текущим черновиком/данными. Добавленные и удалённые фрагменты выделяются. Это сравнение текста, а не всех различий оформления файла.
Раздел «Подписание и файлы»
Здесь отдельно собраны присланные на проверку файлы, подписанные экземпляры, соглашения о расторжении и прочие вложения. У файла видны дата, источник, автор загрузки и другие доступные сведения. Выпущенные файлы ищите в «Редакциях».
Присланный скан нужно проверить и принять либо отклонить. Загрузка подписанного экземпляра для счёта не фиксирует получение денег. Для документов, у которых подпись меняет состояние, выполняется соответствующее действие с датой подписания.
Удаление подписанного экземпляра или соглашения требует уровня 4; для прочего вложения действует порог уровня 3. Если действие заблокировано состоянием документа, причина выводится рядом.
Текст договора в Google
У черновиков договора и приложения доступна правка всего текста в Google с уровня 4, если функция включена. Она начинается кнопкой «Править весь текст в Google» и завершается в WideBear действием «Завершить правку». Пока правка не завершена, следуйте состоянию сессии в карточке.
После ручной правки текста изменения полей не переписывают его автоматически: перед выпуском проверьте предупреждения. «Пересобрать из шаблона» заменяет ручной текст, поэтому выполняйте действие только после проверки показанного подтверждения. Правка текста удобнее с компьютера.
Для отправки контрагенту можно использовать внешнюю ссылку. Договоры исполнителей имеют отдельную карточку и порядок формирования — см. договоры с самозанятыми и ИП.