Договоры и акты с исполнителями — отдельные типы документов. Их формируют по данным сотрудника, его платёжному профилю и услугам. Они отражаются в бухгалтерии в группе «С исполнителями» и в истории сотрудника.
Где начать
- Для одного сотрудника: «Сотрудники» → карточка → «Договор». Здесь есть мастер рамочного договора или договора на выбранные смены и выпуск актов к ним. См. пошаговую инструкцию.
- Для команды мероприятия: откройте мероприятие → «Договоры». Здесь готовят документы по услугам проекта, используют действующий рамочный договор либо формируют договор на мероприятие, отправляют документы в Telegram и проверяют присланные файлы. См. договоры и акты исполнителей мероприятия.
- Для работы с уже созданным документом: «Бухгалтерия» → «С исполнителями» → номер документа.
Список и вкладка мероприятия доступны с уровня 3, создание договоров и актов и приём подписанных экземпляров — с уровня 4. Вкладка «Договоры» мероприятия работает и без включённого модуля «Бухгалтерия»; доступ к реестру бухгалтерии проверяется отдельно.
Профиль, стороны и услуги
В мастере сотрудника тип договора выбирается по его основному способу оплаты: самозанятый или ИП. При основной карте договор не формируется. На вкладке мероприятия способ для строки можно выбирать среди доступных сотруднику в этой компании. Нельзя просто выбрать тип, реквизитов которого у человека нет.
Заказчиком служит выбранное юрлицо из «Моих компаний». Чек-лист сообщает, каких данных исполнителя не хватает. Система использует соответствующий типу шаблон документа; шаблоны договора и акта отличаются.
Рамочный договор описывает сотрудничество в целом. Договор на смены связывается с выбранными трудозатратами. Договор на мероприятие может формироваться по плановым услугам ещё до появления фактических трудозатрат. Связанные с документом смены защищены от повторного включения.
Акты с самозанятым и с ИП
Акт выпускают на основании договора того же исполнителя. Для рамочного договора или договора на смены откройте историю сотрудника и нажмите «Сформировать акт». Для договора на мероприятие используйте вкладку «Договоры» проекта. Акт берёт тип исполнителя и стороны из договора, а не из его нового основного профиля оплаты.
В акт включаются подходящие фактические трудозатраты без отменённых записей. Уже занятые смены повторно выбрать нельзя. Дату, услуги, сумму и предупреждения нужно проверить до формирования. Выпуск акта ставит предусмотренные системой отметки проверки и бухгалтерии по вошедшим сменам, но не отмечает их оплаченными.
Статусы и подпись
Сформированный файл ожидает подписи. Передача сотруднику и получение скана — отдельные этапы. Файл, присланный через бота, сначала имеет статус «Получен, на проверке»; бухгалтер проверяет страницы и подписи, затем принимает либо отклоняет его с пояснением. Сам факт доставки сообщения не означает подписание.
Подписанные файлы хранятся в карточке отдельно от исходного DOCX. Отмену неподписанного документа и расторжение подписанного договора выполняйте доступными действиями карточки: удалять трудозатраты или менять их сумму для исправления уже выпущенного файла не следует. У акта сохраняются договор-основание и история.
Сумма документа, отметка «Оплачено» у трудозатрат и запись выплаты сотруднику во вкладке «Оплаты» — разные данные. Перечисление денег и его регистрацию оформляют отдельно; см. выплаты сотрудникам.