Как создать Excel-шаблон сметы
Шаблон сметы — это таблица формата .xlsx, в которой вы сами задаёте оформление (шрифты, цвета, ширину колонок, логотип), а вместо реальных данных вставляете переменные в фигурных скобках, например {our_name} или {client_inn}. При выгрузке сметы система заменит переменные на актуальные данные мероприятия, клиента и позиций.
Шаблон создаётся копированием готового системного шаблона и редактируется в Google Таблицах: при копировании система создаёт редактируемую Google-копию в папке вашей компании на Google Диске. Вы оформляете её в Google, а WideBear при каждой выгрузке берёт самую свежую версию шаблона и подставляет данные — отдельно загружать файл не нужно.
Чтобы шаблон можно было редактировать в Google, у компании должна быть подключена интеграция с Google Drive. Если Google-копия ещё не создана, на странице шаблона появится кнопка «Создать Google-копию».
Шаг 1. Создайте шаблон из системного
- Откройте раздел «Бухгалтерия» → «Шаблоны печати».
- В блоке «Системные шаблоны» найдите шаблон с типом «Смета».
- Нажмите кнопку «Скопировать». Система создаст вашу копию и редактируемый документ в Google Документах — это занимает несколько секунд.
- Копия появится в блоке «Мои шаблоны». Она уже содержит готовую структуру сметы: шапку компании, блок заказчика, таблицу позиций и строку итогов — её останется настроить под себя.
Системные шаблоны нельзя редактировать напрямую — их можно только копировать. Все правки вносятся в вашей копии.
Шаг 2. Откройте шаблон в Google Таблицах
- В блоке «Мои шаблоны» нажмите кнопку «В Google» на нужном шаблоне. Можно также открыть параметры шаблона по иконке шестерёнки и нажать «Редактировать в Google Документах».
- Шаблон откроется в Google Таблицах в новой вкладке. Здесь вы меняете оформление (шрифты, цвета, ширину колонок, логотип) и расставляете переменные.
- Изменения сохраняются прямо в Google и сразу применяются к новым выгрузкам — повторно загружать что-либо в WideBear не нужно.
Как работают переменные
Переменная — это текст в фигурных скобках, например {event_name}. Вы вставляете такой текст в ячейку таблицы, а при выгрузке сметы система найдёт его и подставит реальное значение.
Пример: в ячейке A7 вы пишете:
Мероприятие: {event_name}При выгрузке в реальной смете эта ячейка превратится в:
Мероприятие: Корпоратив «Новый год 2026»Переменные можно комбинировать с обычным текстом в одной ячейке, использовать несколько переменных подряд, задавать любое форматирование (шрифт, цвет, выравнивание) — всё сохранится.
Полный список переменных доступен прямо на странице параметров шаблона в блоке «Доступные переменные» — оттуда переменную можно скопировать в один клик. Тот же список с пояснениями приведён ниже.
Строка-шаблон для позиций
Самая важная часть шаблона — строка-шаблон с переменными {item_*}. Это единственная строка в таблице, где встречаются переменные позиций. Система берёт её как образец и дублирует столько раз, сколько позиций в смете, сохраняя всё форматирование.
Пример строки-шаблона (каждая ячейка в своей колонке):
| A | B | C | D | E | F |
|---|---|---|---|---|---|
{item_num} | {item_name} | {item_qty} | {item_price} | {item_coeff} | {item_total} |
Правила для строки-шаблона:
- Все переменные
{item_*}должны находиться на одной и той же строке. Если хотя бы одна окажется на другой — проверка переменных выдаст ошибку. - Порядок колонок не важен — система определяет назначение по имени переменной, а не по позиции.
- Заголовки колонок (например, «№», «Наименование», «Количество», «Цена») разместите на строке выше строки-шаблона.
- Форматирование ячеек (денежный формат, выравнивание, границы) сохраняется и применяется ко всем сгенерированным строкам позиций.
- Не обязательно использовать все переменные
{item_*}— выберите только те колонки, которые нужны в вашей смете.
Заголовки секций и подсекций
Категории оборудования (например, «Звуковое оборудование», «Свет», «Видео») и подкатегории (например, «Микрофоны», «Колонки») вставляются автоматически — вам не нужно писать {section_name} или {subsection_name} вручную в общем случае.
Над каждой группой позиций система сама добавит строку с названием категории и применит к ней цвета, которые вы настроите в блоке «Цвета смет» на странице параметров шаблона.
Вертикальный layout подсекций (опционально)
Если вы хотите, чтобы подсекция была не отдельной строкой сверху, а колонкой слева от позиций (с вертикально объединёнными ячейками) — вставьте переменную {subsection_name} в ту же строку, где находятся {item_*}, в нужную колонку.
Система поймёт это как сигнал: подсекции идут вертикально, и объединит ячейки колонки подсекции по высоте всех её позиций.
Итоги сметы — автоматические формулы
Переменные итогов превращаются не в текст, а в настоящие Excel-формулы. Если открыть готовую смету и поменять количество или цену — итоги пересчитаются автоматически.
{estimate_subtotal}→ формула=SUM(диапазон колонки item_total){estimate_discount}→ формула=subtotal * % скидки / 100{estimate_vat}→ формула=(subtotal - скидка) * % НДС / 100{estimate_total}→ формула=subtotal - скидка + НДС{estimate_total_words}— подставляется как готовый текст («Сто пятьдесят тысяч рублей 00 копеек»), не формула.
Сами позиции тоже получают формулу =цена*количество*коэффициент в колонке {item_total} — вы можете править эти значения в выгруженной смете, и всё будет пересчитываться.
Шаг 3. Проверьте переменные
После редактирования в Google вернитесь на страницу параметров шаблона в WideBear и нажмите кнопку «Проверить переменные». Система выгрузит актуальную версию из Google и покажет:
- сколько переменных найдено и какие именно;
- распознана ли строка-шаблон позиций и её номер;
- неизвестные переменные и другие предупреждения, если они есть.
В списке «Доступные переменные» на этой же странице используемые в шаблоне переменные подсвечиваются — так удобно видеть, что уже добавлено, а что нет.
Название шаблона, тип документа и цвета сохраняются кнопкой «Сохранить» вверху страницы. Само содержимое шаблона хранится в Google и сохраняется там автоматически.
Полный список доступных переменных
Все переменные пишутся в фигурных скобках без пробелов: {имя_переменной}.
Наша компания (реквизиты исполнителя)
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{our_name} | Наименование | ООО «Ивент Про» |
{our_inn} | ИНН | 7707123456 |
{our_kpp} | КПП | 770701001 |
{our_ogrn} | ОГРН | 1027700132195 |
{our_address} | Адрес | г. Москва, ул. Ленина, д. 1 |
{our_bank} | Банк | ПАО Сбербанк |
{our_bik} | БИК | 044525225 |
{our_account} | Расчётный счёт | 40702810938000012345 |
{our_corr_account} | Корр. счёт | 30101810400000000225 |
{our_phone} | Телефон | +7 (495) 123-45-67 |
{our_email} | info@eventpro.ru | |
{our_director} | ФИО руководителя | Иванов Иван Иванович |
{our_director_position} | Должность руководителя | Генеральный директор |
Куда вставлять: в шапку документа, блок с реквизитами, в подпись в конце сметы.
Клиент / Контрагент
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{client_name} | Наименование | ООО «Заказчик» |
{client_inn} | ИНН | 7708654321 |
{client_kpp} | КПП | 770801001 |
{client_address} | Адрес | г. Москва, ул. Пушкина, д. 10 |
{client_phone} | Телефон | +7 (495) 987-65-43 |
{client_email} | client@company.ru |
Куда вставлять: в блок «Заказчик» в начале документа.
Мероприятие
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{event_name} | Название мероприятия | Корпоратив «Новый год 2026» |
{event_start} | Дата начала | 20.12.2025 |
{event_end} | Дата окончания | 20.12.2025 |
{event_venue} | Площадка | БЦ «Москва-Сити», зал «Панорама» |
Куда вставлять: в информационный блок о мероприятии под шапкой документа.
Документ
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{doc_number} | Номер документа | СМ-00042 |
{doc_date} | Дата документа | 15.01.2026 |
{doc_date_signed} | Дата подписания | 20.01.2026 |
{doc_total} | Итого по документу | 150 000,00 |
{doc_total_words} | Сумма прописью | Сто пятьдесят тысяч рублей |
{doc_vat} | НДС по документу | 25 000,00 |
{doc_total_no_vat} | Сумма без НДС | 125 000,00 |
Куда вставлять: в заголовок документа («Смета № …»), в блок с датами.
Договор
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{contract_number} | Номер договора | ДГ-00001 |
{contract_date} | Дата договора | 01.01.2026 |
{contract_date_start} | Начало действия | 01.01.2026 |
{contract_date_end} | Окончание действия | 31.12.2026 |
Куда вставлять: в строку-ссылку на договор («к Договору № … от …»).
Адрес доставки
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{delivery_name} | Площадка доставки | БКЗ «Октябрьский» |
{delivery_address} | Адрес доставки | Лиговский пр., 6 |
{delivery_contact} | Контактное лицо | Петров П. П. |
{delivery_phone} | Телефон контакта | +7 (812) 555-12-34 |
Позиции сметы (только в строке-шаблоне)
Эти переменные должны находиться на одной строке — именно она размножается на все позиции сметы.
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{item_num} | Порядковый номер позиции | 1 |
{item_name} | Название | Микрофон беспроводной Shure |
{item_desc} | Описание | Shure SM58, с кейсом |
{item_qty} | Количество | 4 |
{item_unit} | Единица измерения | шт. |
{item_coeff} | Коэффициент (обычно дни аренды) | 3 |
{item_price} | Цена за единицу | 5 000,00 |
{item_discount} | Скидка в процентах | 10 |
{item_total} | Сумма (формула цена×кол-во×коэфф.) | 60 000,00 |
Секции и подсекции
| Переменная | Что подставляется | Когда использовать |
|---|---|---|
{section_name} | Название категории | Обычно не нужна — секции вставляются автоматически. |
{subsection_name} | Название подкатегории | Только для вертикального layout — вставьте в строку-шаблон рядом с {item_*}. |
Итоги сметы
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{estimate_sheet_name} | Название листа сметы | Основная смета |
{estimate_subtotal} | Подитог — формула SUM | 150 000,00 |
{estimate_discount} | Скидка — формула | 10 000,00 |
{estimate_vat} | НДС — формула | 28 000,00 |
{estimate_total} | Итого к оплате — формула | 168 000,00 |
{estimate_total_words} | Сумма прописью | Сто шестьдесят восемь тысяч рублей |
Куда вставлять: в строки под таблицей позиций, обычно с выравниванием по правому краю.
Частые ошибки и как их избежать
- Переменная без скобок.
item_name— не сработает. Правильно:{item_name}. - Пробелы внутри скобок.
{ item_name }— не распознаётся. Пишите слитно:{item_name}. - Разорванное форматирование. Если вы вставили переменную и начали править её посимвольно, ячейка может «разорваться» на несколько текстовых фрагментов, и система её не найдёт. Решение: удалите содержимое ячейки и впишите
{item_name}целиком заново. - Позиции на разных строках. Все
{item_*}должны быть на одной и той же строке. Если{item_name}в строке 14, а{item_total}в строке 15 — проверка переменных выдаст ошибку. - Не задан денежный формат. Без форматирования цены выгрузятся как обычные числа без разделителей тысяч и копеек. Задайте формат «Числовой» или «Денежный» прямо в Google Таблицах — система его сохранит.
- Неизвестная переменная. Если вы написали
{our_name2}вместо{our_name}— проверка покажет предупреждение, а в выгруженной смете останется исходный текст{our_name2}.
Полезные советы
- Сделайте несколько шаблонов для разных клиентов или стилей оформления — их можно выбирать при каждом экспорте сметы.
- Настраивайте цвета категорий, подкатегорий и залов в блоке «Цвета смет» на странице параметров шаблона — они применяются к автоматически вставляемым заголовкам секций.
- Формулы в итогах позволяют вручную править цены в готовой смете — всё автоматически пересчитается.
- Готовую структуру сметы всегда можно взять заново, скопировав системный шаблон.
- Шаблон можно открыть и поправить в Google в любой момент — изменения подхватятся при следующей выгрузке. После правок нажимайте «Проверить переменные», чтобы убедиться, что строка позиций и переменные распознаются.
Подробнее об экспорте готовой сметы — в статье «Экспорт сметы в Excel и PDF».