Экспорт сметы в Excel и PDF

Экспорт сметы в Excel и PDF

Готовую смету можно выгрузить в формате Excel или PDF для отправки клиенту. Также поддерживается выгрузка на Google Drive.

Как выгрузить смету

Внизу сметы расположен блок «Выгрузка» — он виден всегда.

1. Если у компании несколько юридических лиц — выберите юр. лицо, от имени которого формируется документ (если лицо одно, выбор не показывается).
2. Выберите шаблон оформления — он определяет внешний вид документа и цвета заголовков секций, подсекций и залов.
3. При необходимости включите опции «Все листы» и/или «По залам» (см. ниже).
4. Нажмите кнопку нужного формата: «PDF» или «Excel». Для выгрузки в облако — кнопку «Drive».

Совет: система запоминает последний выбранный шаблон и юр. лицо — при следующей выгрузке они подставятся автоматически.

Кнопка «PDF» доступна не для всех шаблонов: для шаблонов формата Excel (.xlsx) доступна только выгрузка в «Excel».

Имя файла

Скачанный файл получает имя из названия мероприятия. Например, для мероприятия «Конференция IT 2026» файл будет называться Конференция IT 2026.xlsx. Специальные символы автоматически заменяются, длина ограничена для совместимости с Windows, macOS и Linux.

Экспорт всех листов

Если в смете несколько листов, можно выгрузить их все в один Excel-файл. Для этого включите опцию «Все листы» перед выгрузкой. Каждый лист сметы станет отдельным листом в Excel-файле.

Экспорт по залам

Если на мероприятии несколько залов и у позиций указаны привязки к залам, можно выгрузить смету с разбивкой по залам — включите чекбокс «По залам» и выберите порядок вложенности:

• Категории внутри залов — каждый зал как секция, категории оборудования как подсекции внутри.
• Залы внутри категорий — каждая категория как секция, залы как подсекции внутри.

Также можно включить «Подытог» — промежуточные итоги по каждому залу.

Шаблоны оформления

Шаблон определяет внешний вид документа: цвета фона и текста заголовков секций, подсекций и залов. Шаблоны настраиваются в разделе «Бухгалтерия» → «Шаблоны печати» — там можно создать несколько шаблонов для разных клиентов или стилей оформления. Как устроен шаблон сметы — в статье «Как создать Excel-шаблон сметы».

Google Drive

Если настроена интеграция с Google Drive, файл можно выгрузить прямо в облако — кнопка «Drive» появляется рядом с кнопками «PDF» и «Excel», если интеграция активна.

Содержимое выгрузки

Готовый документ содержит:

• Название сметы и мероприятия.
• Таблицу позиций: номер, название, описание, цена, количество, коэффициент, скидка, сумма.
• Заголовки секций и подсекций с цветовым оформлением.
• Итоговую строку: подитог, скидка, налог, итого.
• Сумму прописью.