«Шаблоны документов» содержат бланки для документов, смет и пропусков. Подстановки вида {var} заполняются данными WideBear при подготовке файла.
Доступ и список
Раздел обычных шаблонов открыт сотрудникам компании с действующим доступом, начиная с уровня 1. Для шаблонов договора и акта с самозанятым и акта с ИП действуют отдельные ограничения уровня 4. Если карточка сообщает о блокировке, обратитесь к бухгалтеру.
В списке есть поиск по названию, фильтр типа и выбор собственных, системных или требующих внимания шаблонов. Системные бланки нельзя изменять или удалять; используйте «Скопировать». Собственная копия принадлежит вашей компании.
Создайте и проверьте копию
- Найдите системный шаблон нужного типа и нажмите «Скопировать».
- Откройте карточку своей копии, задайте понятное название.
- Откройте редактируемую Google-копию и внесите изменения в бланк, сохранив нужные подстановки.
- Вернитесь в WideBear и нажмите «Проверить переменные».
- Исправьте неизвестные подстановки и проверьте строку позиций. Изменённые параметры карточки сохраните кнопкой «Сохранить».
Страница «Новый шаблон» помогает выбрать тип и подходящий системный образец. Для обычного документа путь создания — копирование. У коммерческого предложения отдельный конструктор, для него можно создать пустой шаблон.
Google-копия и файл
Если Google-копии нет, карточка предлагает «Создать Google-копию»; для поддерживаемых типов доступны загрузка собственного файла и скачивание бланка. У шаблонов, которые хранятся только в Google Drive, недоступность Drive останавливает копирование — локальная запасная копия создаётся не для всех типов.
Google сохраняет правки бланка самостоятельно. Они используются при новой подготовке документа; уже выпущенная редакция документа хранит свой файл и не меняется вслед за шаблоном.
Переменные и оформление
В карточке доступны справочник переменных с поиском и результат проверки: найденные и неизвестные переменные, наличие строки позиций. Клик по переменной копирует её. Для смет есть «Цвета строк сметы» — настройки категорий, подкатегорий и залов. Подробности — «Переменные шаблона и строка позиций».
DOCX используется для текстовых бланков, XLSX — для таблиц. УПД имеет собственную форму и параметры функции/подписантов; обычный шаблон счёта не заменяет его. «Шрифты компании» — отдельный раздел, используемый конструктором коммерческих предложений.
Выбор и удаление
В редакторе документа выберите подходящий шаблон и проверьте предпросмотр перед выпуском. Если у шаблона нет пригодного источника, документ потребует его исправить или выбрать другой.
Удаление собственной копии подтверждается в окне. Оно не переписывает уже выпущенные документы, но удалённый шаблон нельзя будет выбрать для нового выпуска. Системные шаблоны удалению не подлежат.