Переменная — это метка в бланке, вместо которой при выгрузке подставляется реальное
значение. Пишется она в фигурных скобках: напишете в шапке {our_name} —
в готовом счёте на этом месте окажется название вашего юрлица.
Как работает подстановка
Когда вы скачиваете документ, система проходит по всему бланку и заменяет каждую знакомую метку на данные этого документа: реквизиты сторон, номер, дату, суммы, позиции. Вёрстка, шрифты, рамки и логотипы остаются такими, какими вы их сделали. Метку, которой система не знает, она не трогает — такая надпись так и уедет клиенту в фигурных скобках. Поэтому переменные лучше не набирать по памяти, а копировать из списка.
Где взять список переменных
Откройте шаблоны документов, выберите свой шаблон и найдите блок «Доступные переменные». В нём есть поиск по имени или описанию и группы по смыслу. Нажатие на переменную копирует её вместе со скобками; вставьте её в нужное место бланка. После проверки метки, найденные в шаблоне, подсвечиваются; их можно отобрать переключателем «Только найденные в шаблоне». См. как создать свой шаблон.
Набор групп зависит от типа документа. Для счетов, актов, счетов-фактур и обычных договоров это «Наша компания», «Клиент / Контрагент», «Документ», «Позиции (для строки-шаблона)», «Мероприятие», «Договор» и «Адрес доставки».
Реквизиты вашего юрлица
Берутся из выбранного в документе профиля компании — см. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
| Переменная | Что подставится |
|---|---|
{our_name} | Наименование |
{our_inn}, {our_kpp}, {our_ogrn} | ИНН, КПП, ОГРН |
{our_address} | Адрес |
{our_bank}, {our_bik} | Банк и БИК |
{our_account}, {our_corr_account} | Расчётный и корреспондентский счёт |
{our_phone}, {our_email} | Телефон и почта |
{our_director}, {our_director_position} | Руководитель и его должность |
В DOCX- и XLSX-шаблонах переменная {our_logo} не вставляет изображение и не предлагается в списке переменных. Логотип, печать и подпись добавляйте обычными картинками прямо в свой бланк.
Реквизиты клиента
{client_name} — наименование, {client_inn} и
{client_kpp} — ИНН и КПП, {client_address} — адрес,
{client_phone} и {client_email} — контакты. Всё это
подтягивается из карточки контрагента, выбранного в документе покупателем.
Данные документа
{doc_number} — номер, {doc_date} — дата,
{doc_date_signed} — дата подписания, {doc_total} — итог,
{doc_total_no_vat} — сумма без НДС, {doc_vat} — НДС.
Отдельно стоит {doc_total_words} — сумма прописью («Сто пятьдесят тысяч
рублей 00 копеек»): система формирует эту строку сама.
Строка позиций: главное правило
Позиции подставляются не по одной переменной, а целой строкой. Правило записано
прямо в интерфейсе: «Для строк-позиций поместите все {item_*}
в одну строку таблицы — она будет клонирована по числу позиций документа».
То есть в бланке вы делаете одну строку-образец:
| № | Наименование | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|---|
{item_idx} | {item_name} | {item_unit} | {item_qty} | {item_price} | {item_total} |
При выгрузке система размножит её по числу позиций: десять позиций — десять строк.
Оформление образца (шрифт, заливка, рамки, формат чисел) переносится на все строки,
а всё, что было ниже — итоги, подписи, реквизиты — сдвигается вниз. Для строки есть
ещё {item_vat_rate} — ставка НДС и {item_vat_amount} —
сумма НДС по позиции.
Если позиций в документе нет, скобки в готовом файле не останутся: в текстовом бланке строка-образец удаляется целиком, в табличном — очищается и остаётся пустой строкой.
Мероприятие, договор и доставка
- Мероприятие:
{event_name},{event_start},{event_end},{event_venue}— заполняются, если документ привязан к проекту. - Договор:
{contract_number},{contract_date},{contract_date_start},{contract_date_end}— пригодятся в счёте, выставленном по договору. - Адрес доставки:
{delivery_name},{delivery_address},{delivery_contact},{delivery_phone}.
Договоры с самозанятым и с ИП
У договоров с исполнителями свой набор групп:
- Данные исполнителя —
{worker_full_name},{worker_inn},{worker_snils},{worker_passport}и остальные паспортные и банковские поля; для ИП добавляются{worker_ogrnip},{worker_ip_name}и{worker_tax_rate}. - «Формулировки договора» — готовые куски текста:
{contract_subject},{contract_scope_clause},{contract_price_clause},{contract_term_clause},{worker_vat_clause},{our_city}. - «Наша компания (расширено)» — полное наименование, юридический
адрес и падежные формы:
{our_director_genitive},{our_director_position_genitive}. - «Трудозатраты» —
{labor_services},{labor_dates},{project_address},{contract_amount},{contract_amount_with_words}.
Подробнее о самих договорах — в статье «Договоры с самозанятым и с ИП».
Акты исполнителей
У актов с самозанятым и с ИП есть собственные группы с данными акта, договора-основания, сторон и строк услуг. Выбирайте именно тип акта: набор переменных договора не заменяет набор акта. Для услуг в строке таблицы используются переменные из показанной группы, в том числе {item_period} для периода. Полный доступный набор всегда виден в карточке выбранного типа шаблона.
Смета и пропуска
У шаблонов сметы и пропусков списки другие. В смете к общим переменным добавляются свои: позиции с коэффициентом и скидкой, названия секций и подсекций и итоги листа. У пропусков набор полностью отдельный — данные людей и период. Списки открываются в той же карточке «Доступные переменные», когда у шаблона выбран соответствующий тип. См. «Как создать Excel-шаблон сметы».
Проверка и типичные ошибки
Кнопка «Проверить переменные» проверяет текущий источник шаблона: Google-копию, если документ собирается по ней, либо доступный локальный файл. Отчёт указывает источник, формат, найденные и неизвестные метки и наличие строки позиций. После правок в Google запустите проверку снова. Что она может сказать:
- «Строка-шаблон позиций: не найдена — таблица позиций не будет
заполнена» — в бланке нет ни одной переменной
{item_*}. Документ выгрузится, но без позиций. - «Переменные позиций (item_*) найдены на нескольких строках: […]. Должна быть одна строка-шаблон.» — в табличном бланке вы расписали позиции по нескольким строкам. Оставьте одну, остальные удалите.
- «В шаблоне не найдено ни одной известной переменной {var}» — бланк красивый, но пустой: подстановок в нём нет.
- «⚠️ Неизвестные переменные: …» — опечатка в названии или переменная не из этого набора. Такие метки останутся в готовом документе как есть.
Если внутри одной ячейки или одного абзаца часть текста выделена другим шрифтом, цветом или размером, при выгрузке этот кусок приведётся к единому оформлению. Меняйте оформление целой ячейки или целого абзаца, а не отдельных букв внутри переменной — иначе система может не узнать разорванную метку.
После проверки переменных просмотрите результат на документе с реальными данными: проверьте стороны, строки услуг, суммы, переносы страниц и подписи. Исправление шаблона влияет на последующую сборку; уже выпущенные редакции документа сохраняются. См. скачивание и редакции документов.