Похожие проекты удобно заводить копированием, а ненужные — убирать из списка. Разбираем, что именно переносится в копию, что на самом деле происходит при удалении и как вернуть проект обратно.
Как сделать копию
Скопировать мероприятие можно из трёх мест:
- кнопка-иконка «Копировать» на карточке в списке мероприятий — подтверждение короткое: «Создать копию мероприятия?»;
- кнопка-иконка «Копировать мероприятие» (два наложенных листа) в шапке карточки редактирования — подтверждение подробное: «Создать копию мероприятия? Будут скопированы залы, оборудование, позиции персонала и смета.»;
- кнопка «Копировать» внизу страницы просмотра мероприятия.
Копировать может тот, у кого есть право редактировать исходный проект.
Что попадает в копию, а что нет
| Переносится | Не переносится |
|---|---|
| Название с пометкой «(копия)», даты, клиент, стадия, проектный менеджер, наблюдатели, описание и комментарий | Конкретные сотрудники на сменах |
| Все локации и залы вместе с датами, временем начала и окончания | Трудозатраты и расходы |
| Все позиции оборудования по залам | Документы бухгалтерии |
| Позиции персонала (тариф, время вызова, стоимость смены, комментарий) | Записи вкладки «Косяки и ништяки» |
| Сметы — со всеми листами; ссылки на залы и позиции перенастраиваются на новый проект | Смены на работу с оборудованием (сборка, доставка, вывоз, приёмка) |
Позиции персонала в копии остаются пустыми: тариф и время вызова на месте, а поле сотрудника свободно, статус подтверждения — «Ожидает отправки». Приглашения при копировании никому не уходят: команду на новый проект вы набираете заново.
Смета копии не считается согласованной: отметка согласования листов на копию не переносится, поэтому доход в статистике мероприятия и карточках списка до нового согласования будет считаться по всем листам сразу. А если цены позиций разошлись с каталогом склада, конструктор сметы покажет строку «Это копия мероприятия: … цену, отличающуюся от каталога склада. Актуализировать цены?» с кнопками «Актуализировать из склада» и «Скрыть». Подробнее — в статье «Версии сметы и согласование».
Сразу после копирования открывается карточка редактирования новой копии, а сверху появляется плашка «Копия мероприятия: {название оригинала}» со ссылкой на исходный проект — так удобно сверяться. Как расставить людей по сменам — в статье «Как добавить сотрудников на мероприятие».
Отмена перед удалением
Кнопка корзины учитывает состав мероприятия. Если назначены сотрудники и проект ещё не отменён, открывается «Отмена мероприятия». Укажите при необходимости причину и нажмите «Отменить и уведомить». Проект перейдёт в системный статус «Мероприятие отменено», сотрудники получат уведомление, а карточка останется доступной через архив.
Чтобы затем убрать отменённый проект в корзину, нажмите удаление ещё раз. Для проекта без назначенных сотрудников сразу предлагается «В корзину»: окно объясняет, что мероприятие можно восстановить.
При помещении в корзину проект скрывается из обычного списка и календаря, перестаёт открываться по прямой ссылке и не отправляет обычные уведомления. Его данные не стираются.
Корзина и восстановление
Чтобы увидеть скрытые проекты, в списке мероприятий выберите в фильтре статуса значение «Удалённые». Пункт доступен с уровня доступа «Проджект менеджер» и выше; у сотрудников производства и логистов его нет.
Карточка в корзине помечена тегом «Удалён», открыть или отредактировать её нельзя (подсказка: «Проект удалён — карточка доступна только для просмотра»). Единственная доступная кнопка — «Восстановить». Система переспросит: «Восстановить „{название}“? Уведомления сотрудникам отправлены не будут.»
Это правда: рассылка «Создано новое мероприятие» намеренно подавляется, чтобы команда не получила спустя месяцы сообщение о «новом» проекте. При этом мероприятие возвращается в синхронизированный Google-календарь. Восстановить проект может тот, кто имеет право его редактировать и доступ к корзине.
Удаление и архив — не одно и то же
| Архив | Удалённые | |
|---|---|---|
| Что это | Проект переведён на стадию с флагом «Архив» | Проект скрыт кнопкой удаления |
| Где искать | Фильтр статуса «Архив» | Фильтр статуса «Удалённые» |
| Можно открыть карточку | Да, работает как обычно | Нет, только восстановить |
| Кто видит | Все, кому виден проект | Уровень доступа «Проджект менеджер» и выше |
Если проект просто завершён, правильнее перевести его на архивную стадию, а не удалять: он останется доступным для отчётов и документов. Про флаги стадий — в статье «Настройки стадий: что означают флаги», про сами фильтры — в статье «Список мероприятий: фильтры, поиск и карточки».