Как создать мероприятие
Мероприятие — это центральный объект в системе. К нему привязываются залы, персонал, оборудование, сметы, документы и финансы. Создание мероприятия — первый шаг в работе над проектом.
Где создать мероприятие
Есть два способа:
- Из списка мероприятий — перейдите в раздел «Мероприятия» в боковом меню и нажмите кнопку «Создать мероприятие».
- Из календаря — нажмите на нужную дату в календаре мероприятий. Даты начала и окончания подставятся автоматически.
Обязательные поля
При создании мероприятия необходимо заполнить следующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название | Название мероприятия. Отображается в списках, календаре, документах. Должно быть понятным для всей команды. |
| Дата начала | Первый день мероприятия. Используется для планирования, календаря и проверки доступности оборудования и сотрудников. |
| Дата окончания | Последний день мероприятия. Не может быть раньше даты начала. |
| Стадия | Текущий статус проекта. При создании автоматически подставляется первая стадия по порядку. Подробнее в разделе «Стадии». |
| Проектный менеджер | Ответственный за мероприятие. По умолчанию подставляется текущий пользователь. Менеджером может быть только пользователь с соответствующими правами. |
Необязательные поля
| Поле | Описание |
|---|---|
| Клиент | Контрагент-заказчик мероприятия. Выбирается из справочника контрагентов. Можно создать нового клиента прямо из формы, нажав кнопку «+» рядом с полем. |
| Наблюдатели | Сотрудники, которые получают уведомления об изменениях в мероприятии, но не управляют им. Можно выбрать нескольких. |
| Описание проекта | Свободное текстовое описание — задачи, особенности, пожелания клиента. |
| Комментарий | Внутренний комментарий для команды. |
Что происходит после создания
После сохранения мероприятия открывается его карточка с полным набором вкладок:
- Общие — основная информация, которую вы заполнили при создании.
- Залы и персонал — здесь добавляются площадки, залы и назначаются сотрудники.
- Смета — конструктор коммерческого предложения для клиента.
- Расходы — учёт фактических затрат на мероприятие.
- Трансляции — управление стримами, если они предусмотрены.
- Косяки и ништяки — журнал проблем и достижений по мероприятию.
- Документы — договоры, акты, счета.
Подсказки
- Мероприятие привязано к компании автоматически — оно создаётся в той компании, в которой вы сейчас авторизованы.
- Изменить название, даты, клиента и другие поля можно в любой момент через карточку мероприятия.
- Стадию мероприятия можно быстро сменить прямо из списка мероприятий, кликнув по цветному бейджу стадии.