Вкладка «Договоры» в карточке мероприятия собирает исполнителей, услуги, договоры, отправку на подпись и акты по одному проекту. Откройте нужное мероприятие и перейдите на эту вкладку. Она доступна с уровня 3 — Проджект-менеджер; формировать, менять и отправлять документы можно с уровня 4 — Бухгалтер.
Мероприятие должно быть доступно вам в выбранной компании. Включать модуль «Бухгалтерия» для этой вкладки не требуется. Без Telegram-бота компании документы можно формировать и скачивать; отправка сотруднику через бота требует подключения Telegram и связи сотрудника с этим ботом.
Проверьте состав и реквизиты
В списке объединены участники из «Залов и персонала», сотрудники с трудозатратами проекта и люди, по которым здесь уже ведутся документы. Отказавшиеся от назначения сотрудники не добавляются только по такому назначению. Группы зависят от способа оплаты: самозанятые, ИП и оплата на карту.
Клик по имени открывает карточку сотрудника. Заполните недостающие поля, указанные в строке. Если нужно переместить человека в другую группу, выберите один из его способов оплаты, доступных этой компании. Для оплаты на карту договор на этой вкладке не формируется. При уже действующем документе сначала потребуется разобраться с ним, а не просто сменить группу.
Услуги и сумма
Система предлагает услуги по трудозатратам; если их ещё нет — по плановым сменам из «Залов и персонала», с меткой «по плану». Названия услуг учитывают поле тарифа «В договоре». Кнопка «Изменить» или «Указать услуги» позволяет задать собственные строки и суммы; они отмечаются как «свои услуги».
Если есть действующий рамочный договор, выберите «По рамочному» либо «Договор на мероприятие». В первом случае новый договор на проект не нужен, акт опирается на рамочный. Во втором формируется отдельный договор с услугами этого проекта.
Смены, уже связанные с другим документом, нельзя повторно занять. В строке видно, какой документ мешает. Проверяйте сумму до выпуска: сформированный документ хранит снимок услуг. Позднее изменение плана или трудозатрат не переписывает файл; при расхождении появляется предупреждение о новых данных.
Сформируйте и отправьте договоры
- Отметьте нужных исполнителей. Убедитесь, что реквизиты и услуги заполнены и строка готова.
- Нажмите «Сформировать» в строке либо «Сформировать отмеченные» в шапке. Массовая операция выполняется последовательно; остановка прерывает оставшуюся очередь, сохраняя уже сформированные документы.
- Нажмите номер для просмотра текста или скачайте DOCX через меню строки. Проверьте стороны, услуги и итог.
- Нажмите «В бота». Статусы отражают очередь, доставку либо ошибку отправки. При ошибке доступно повторение; повторная отправка уже доставленного документа требует подтверждения.
Проверьте полученный файл
Сотрудник получает инструкцию от Telegram-бота и присылает подписанные страницы. Такой файл попадает на проверку, а не становится подписанным автоматически. Нажмите «Проверить файл», просмотрите страницы и примите документ либо отклоните его с понятной причиной. После приёма в строке видны статус и дата подписи.
Для исправления неподписанного договора доступна отмена или переформирование с текущими услугами. Старый файл не заменяется молча. Если к договору уже есть акт, сначала разберитесь с актом; подписанный договор расторгают через бухгалтерию.
Сформируйте акт
Когда появились подходящие фактические трудозатраты, в строке становится доступно «Сформировать акт»; в шапке — массовое формирование готовых актов. Будущие, отменённые и уже занятые другим актом смены не включаются. Если услугам договора задан свой состав и сумма, они переходят в акт; иначе услуги собираются по трудозатратам.
Акт с самозанятым или ИП использует стороны договора. Его также можно просмотреть, скачать, отправить в бота и принять после проверки файла. Формирование акта не подтверждает выплату денег. Отмена акта освобождает его смены и снимает поставленные им отметки проверки и бухгалтерии по правилам системы.
Рамочные договоры и договоры на выбранные смены удобно оформлять в карточке сотрудника. Поступления от клиента и отдельный журнал выплат находятся на вкладке «Оплаты».