Раздел «Траты компании» — учёт накладных и операционных расходов без привязки к конкретному мероприятию: аренды, подписок, закупок, налогов и других трат. Аналитика вычитает их из расчётного результата выбранных проектов по дате траты.
Где найти раздел и кто его видит
Пункт «Траты компании» находится в левом меню, ниже «Аналитики» — Траты компании.
Раздел видят сотрудники с уровнем доступа «4 — Бухгалтер» и «5 — Главный администратор». Если пункта нет в меню — у вас нет к нему доступа, обратитесь к главному администратору компании. Просмотр и редактирование открываются одновременно: тот, кто видит траты, может их и вносить. При попытке открыть раздел без прав система вернёт вас на главную, а если экран всё же откроется — покажет надпись «Недостаточно прав» с пояснением «Траты компании доступны с уровня доступа 4». Подробнее о правах — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может».
Вверху страницы — надзаголовок «Финансы · название вашей компании», заголовок «Траты компании» и пояснение: «Накладные и операционные расходы компании. Учитываются в аналитике при расчёте чистой прибыли (выручка − зарплаты − траты)». Справа — кнопка «Добавить трату».
Чем трата отличается от трудозатраты
Это два разных вида расходов, и путать их не нужно.
| Трата компании | Трудозатрата | |
|---|---|---|
| К чему привязана | Ни к чему — только к дате и категории | К мероприятию и сотруднику |
| Кто вносит | Бухгалтер и главный администратор | Любой сотрудник — свои смены, проджект-менеджер и старше — за всех; часть записей создаётся автоматически |
| Где ведётся | Раздел «Траты компании» | Раздел «Трудозатраты» |
| Как попадает в аналитику | По дате траты, показатель «Траты компании» | По дате начала мероприятия, показатель «Начислено сотрудникам» |
Про второй вид расходов читайте в статье «Трудозатраты: обзор раздела».
Период и фильтры
Под шапкой стоит панель фильтров. Работает она так:
- «Месяц», «Прошлый месяц», «3 мес», «Год» — быстрые периоды. «Месяц» — текущий месяц целиком, «3 мес» — текущий и два предыдущих, «Год» — с 1 января по 31 декабря.
- Два поля дат рядом задают произвольный период. Как только вы правите дату вручную, подсветка с быстрых периодов снимается.
- Список «Все категории» оставляет в таблице траты одной категории.
- Поиск сотрудника: пункт «Все сотрудники» снимает фильтр, пункт «Без сотрудника» показывает только траты, которые ни к кому не привязаны.
- Кнопка с круговой стрелкой в конце ряда фильтров (подсказка «Сбросить фильтры») возвращает всё к состоянию «Месяц, все категории, все сотрудники».
Быстрый период пересчитывается каждый раз, когда вы заходите в раздел, — на границе месяца «Месяц» сам переключится на новый.
Три показателя вверху
- «Всего трат за период» — сумма всех строк выборки. Под числом уточнение, какой период посчитан: «за месяц», «за прошлый месяц», «за 3 месяца», «за год» или «произвольный период».
- «Записей» («трат в периоде») — сколько строк попало в выборку.
- «Средняя трата» («сумма ÷ записей»).
Все три считаются по текущим фильтрам, а не по всей базе трат: сменили категорию или сотрудника — цифры пересчитались.
Таблица «Список трат»
Колонки: Дата, Категория (цветная метка), Назначение, Сумма, Сотрудник, Кто внёс, а в конце строки — кнопки «Изменить» и «Удалить».
- Под назначением мелким шрифтом выводится комментарий, если он заполнен.
- Рядом с назначением может стоять скрепка с числом — это прикреплённые файлы (чеки, счета, накладные).
- «Сотрудник» — тот, кому выплачено или кто совершил расход; «Кто внёс» — тот, кто завёл запись в системе. Это разные люди, и колонки специально стоят рядом.
- Отрицательные суммы (возвраты и корректировки) подсвечены другим цветом.
- Если за период трат нет, вместо строк написано «Трат за период нет».
Карточка «Разбивка»
Справа от таблицы стоит карточка «Разбивка» с двумя режимами: «Категории» и «Сотрудники». В каждой строке — цветная точка, название, сумма, полоса доли и подпись вида «5 зап. · 32%». Доля считается от общей суммы за период. В режиме «Сотрудники» траты, у которых сотрудник не указан, собираются в строку «Без сотрудника».
Как траты попадают в аналитику
В «Аналитике» траты берутся за выбранный период по дате каждой записи. Фильтр стадий мероприятий и исключение проектов без ожидаемой суммы к ним не применяются.
Результат с учётом трат = Ожидаемая сумма проектов − Начисления по трудозатратам − Траты компании
Ожидаемая сумма проекта может быть задана вручную или рассчитана по согласованным листам сметы; она не равна автоматически полученным деньгам. Из начислений исключаются отменённые трудозатраты. Расчётный результат до неучтённых затрат и налогов не является бухгалтерской чистой прибылью или остатком на счёте.
Траты не распределяются по мероприятиям: они меняют показатели «Траты компании» и «Результат с учётом трат», но не результат отдельных проектов и не проектный график. Не дублируйте в тратах уже учтённые начисления за смены — иначе расход будет вычтен дважды.
Подробности — показатели аналитики. Чтобы внести расход, прочитайте «Как добавить трату компании».