«Контрагенты» — единый справочник компаний и людей, с которыми вы работаете: заказчиков мероприятий, покупателей по счетам, вторых сторон договоров. Один раз заполненная карточка потом сама подставляет реквизиты в смету, счёт, договор и акт.
Что такое контрагент в WideBear
Контрагент — это карточка с названием, контактами и реквизитами. Отдельного деления на «клиентов» и «подрядчиков» нет: роль определяется тем, где карточку выбрали. Выбрали в поле «Клиент» мероприятия — это заказчик проекта; выбрали в счёте или договоре — это вторая сторона документа. Справочник при этом один.
Карточка бывает двух видов — юридическое лицо (организация или предприниматель: название, тип ООО / ЗАО / ИП / Самозанятый, контактное лицо, ИНН, КПП, банк) и физическое лицо (ФИО, ИНН, паспортные данные, банк). Разбор всех полей — в статье «Карточка контрагента: поля и реквизиты».
Где находится раздел и кому он доступен
Раздел открывается пунктом «Контрагенты» в меню слева (иконка с людьми) — /counterparties/v2/.
Пункт появляется в меню у сотрудников с уровнем доступа «2 — Логист» и выше. Если пункта нет — вашего уровня доступа не хватает, обратитесь к руководителю компании. При заходе по прямой ссылке система вернёт вас на дашборд или покажет заглушку «Недостаточно прав». Подробнее — «Уровни доступа: кто что видит и может».
Отдельного права «только смотреть» здесь нет: кому раздел виден, тот может добавлять, редактировать и удалять карточки.
Справочник свой у каждой компании. Если вы работаете в нескольких, список показывает контрагентов только той, что выбрана в переключателе наверху — см. «Работа в нескольких компаниях: переключатель».
Как устроен список
В шапке — заголовок «Контрагенты», под ним название текущей компании, справа кнопка «Добавить». Ниже идут карточки-строки, по одной на контрагента:
- Цветная полоса слева — зелёная у статуса «Актуальный», красная у «Неактуального».
- Заголовок — для организации тип и название в кавычках, например
ООО «Ромашка»; для человека — бейдж «Физ.лицо» и ФИО. - Колонки «Контактное лицо», «Телефон», «Email», «Статус» (зелёная галочка или красный крест). Пустые значения показываются прочерком.
- Справа две кнопки-иконки: копирование данных и корзина.
Клик по любому месту строки, кроме этих кнопок, открывает карточку на редактирование.
Список грузится целиком: страниц и кнопки «показать ещё» нет. Сортировки — в том числе по алфавиту — в разделе тоже нет, поэтому нужного контрагента проще найти поиском, чем прокруткой.
Фильтры и поиск
| Элемент | Значения | По умолчанию |
|---|---|---|
| «Статус» | «Все» / «Актуальные» / «Неактуальные» | «Актуальные» |
| «Тип субъекта» | «Все» / «Юр.лица» / «Физ.лица» | «Все» |
| «Поиск» | Свободный текст | Пусто |
Фильтр «Статус» изначально стоит на «Актуальные». Если контрагент, который точно заведён, не находится — переключите статус на «Все»: скорее всего, карточку перевели в «Неактуальные».
Поле «Поиск» с подсказкой «Название, контакт, телефон...» фильтрует уже загруженный список прямо в браузере, поэтому результат появляется мгновенно. Ищет по названию вместе с типом (можно набрать сразу «ООО Ромашка»), контактному лицу, телефону, email и ИНН. Кнопка «Сбросить» справа возвращает статус «Актуальные», тип субъекта «Все» и пустой поиск.
Если под фильтры ничего не подошло, вместо списка выводится строка «Контрагенты не найдены».
При переходе из строки поиска наверху страницы имя контрагента подставляется в поле «Поиск» само, а фильтр статуса переключается на «Все» — чтобы карточка точно показалась. См. «Глобальный поиск по системе».
Кнопка «Копировать все данные»
Кнопка с иконкой копирования (подсказка «Копировать все данные») есть и в строке списка, и внизу открытой карточки. Она кладёт в буфер обмена готовый текстовый блок: первой строкой тип и название (например, ООО «Ромашка» или Физ.лицо «Иванов Иван»), затем строки «Контактное лицо», «Должность», «Телефон», «Email», «ИНН», «КПП», «Адрес», «Р/С», «Банк», «К/С», «БИК». Строка «Заметки» добавляется, только если заметки заполнены. После копирования всплывает уведомление «Данные скопированы».
Чего в разделе нет
- Импорта и экспорта списка — карточки заводятся вручную. Единственное исключение: при выпуске договора с самозанятым или ИП система заводит карточку сама, см. «Карточки самозанятых и ИП появляются сами».
- Истории работы внутри карточки: списка мероприятий, документов и оборотов здесь не будет. Все документы конкретного контрагента смотрят в разделе «Бухгалтерия» фильтром «Заказчик» — но этот раздел открыт с уровня доступа «3 — Проджект менеджер» и только если модуль бухгалтерии включён (см. «Бухгалтерия: обзор раздела»).
- Нескольких контактных лиц — на карточку приходится одна пара полей «Контактное лицо» и «Должность».
- Вложений, тегов и ответственного менеджера.
- В самом справочнике нет общего запрета дублей. При добавлении из новой формы документа по полному ИНН предлагается выбрать существующего контрагента. Перед созданием проверьте поиск, чтобы не разделить историю одной организации между карточками.
Что дальше
Как завести карточку — «Как добавить контрагента». Ради чего всё это заполняется — «Контрагент в мероприятии, смете и документах». Почему контрагент может не удаляться — «Статус, редактирование и удаление контрагента».