На вкладке «Договор» карточки сотрудника формируют рамочные договоры и договоры на смены, выпускают акты и сохраняют подписанные экземпляры. Откройте «Сотрудники», выберите человека и перейдите на вкладку. Внизу находится история «Договоры и акты».
Доступ и подготовка
Просмотр доступен с уровня 3 — Проджект-менеджер; формирование, предпросмотр перед выпуском и загрузка подписанного экземпляра — с уровня 4 — Бухгалтер. Главный администратор также имеет эти права.
Основной способ оплаты сотрудника определяет вид договора: с самозанятым или с ИП. При основной оплате на карту мастер договор не формирует. Наличие запасного профиля ИП или самозанятого этого не меняет: сначала сделайте нужный профиль основным на вкладке «Реквизиты».
Нужны активное юрлицо в «Моих компаниях» и доступный шаблон соответствующего типа. Чек-лист показывает недостающие данные сотрудника и ссылки на вкладки для их заполнения. Для самозанятого проверяются ФИО, паспортные данные, регистрация, дата рождения, ИНН и банковские реквизиты; для ИП — ФИО, ИНН, ОГРНИП и банковские реквизиты.
Мастер договора
- «Стороны и готовность». Проверьте заказчика и исполнителя; при нескольких юрлицах выберите, от какого формировать договор. Заполните недостающие данные.
- «Условия». Выберите «Рамочный» или «На смены», шаблон и при необходимости предмет договора. У рамочного задаются срок и вариант суммы: «Оплата по актам» либо «Фиксированная сумма». У договора на смены отметьте свободные записи в таблице и проверьте итог.
- Предпросмотр. Проверьте текст, стороны, услуги и сумму. После формирования документ получает номер, появляется в истории, а файл можно скачать в DOCX.
Рамочный договор оформляют на сотрудничество в целом; объём оказанных услуг затем отражают актами. Если действующий рамочный уже есть, мастер показывает его. Договор на смены связывается с выбранными трудозатратами. Одну смену нельзя включить в два договора: если коллега занял её во время вашей работы, система попросит обновить выбор.
Для договора с самозанятым названия услуг берутся из поля «В договоре» у тарифа, а при пустом поле — из названия тарифа без эмодзи. В договоре с ИП предмет можно задать вручную; без своей формулировки используются названия тарифов выбранных смен.
Как сформировать акт
В истории у подходящего договора нажмите «Сформировать акт». Доступны договоры с самозанятым и с ИП; у отменённого или расторгнутого договора кнопки нет. Тип акта, заказчик и исполнитель берутся из договора, даже если основной способ оплаты сотрудника позднее изменился.
В окне выберите период и свободные смены, проверьте услуги, сумму, дату акта и шаблон. Смены должны относиться к этой компании и исполнителю, не быть отменёнными, не лежать в будущем и не входить в другой акт. У договора на смены выбор ограничен его сменами; у рамочного доступны подходящие свободные смены сотрудника. Если список слишком большой, сузьте период. Для смен до даты договора выполняйте отдельные указания окна.
После выпуска акт появляется в общем списке. Формирование акта не означает, что сотруднику перечислили деньги. Для договора на мероприятие акт выпускают на вкладке «Договоры» самого мероприятия: инструкция по договорам мероприятия.
Подписанный экземпляр и история
В строке договора или акта нажмите «Загрузить подписанный экземпляр», выберите скан и дату подписания. Поддерживаются PDF, JPG/JPEG, PNG, WEBP, HEIC/HEIF и TIFF, до 25 МБ; DOCX не является сканом подписи. Загруженный бухгалтером экземпляр и дата отражаются в истории документа.
История показывает номер, тип, вид договора, статус, дату, сумму и связанные мероприятия. В ней есть фильтры по типу, датам и мероприятию, подгрузка следующих записей, скачивание DOCX и подписанных файлов. Кнопка «Открыть в бухгалтерии» ведёт в карточку документа; для перехода нужен доступ к этому разделу.
Чтобы оформить исполнителей сразу по проекту и отправить документы в Telegram, используйте вкладку «Договоры» мероприятия.